Giấy phép lao động cho người nước ngoài - Thủ tục xin giấy phép tại Việt Nam năm 2026

Việt Nam ngày càng thu hút chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành và người lao động nước ngoài đến làm việc. Tuy nhiên, không phải mọi người nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều có thể bắt đầu công việc ngay sau khi nhập cảnh. Tùy từng trường hợp, người lao động có thể phải thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài hoặc thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động theo quy định pháp luật.

Từ ngày 07/08/2025, các quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam được thực hiện theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP. Nghị định này quy định về điều kiện, hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Vậy thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài năm 2026 cần chuẩn bị những gì? Điều kiện cấp giấy phép lao động ra sao? Bài viết dưới đây của LVB LAW FIRM sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động nắm được những nội dung quan trọng.

Giấy phép lao động cho người nước ngoài là gì?

Giấy phép lao động cho người nước ngoài, thường được gọi là Work Permit, là văn bản cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong trường hợp thuộc diện phải có giấy phép theo quy định.

Người nước ngoài có thể làm việc tại Việt Nam dưới nhiều hình thức như thực hiện hợp đồng lao động, di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, được doanh nghiệp nước ngoài điều chuyển sang Việt Nam hoặc tham gia thực hiện các dự án, gói thầu.

Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều phải xin giấy phép lao động. Một số đối tượng có thể thuộc diện không phải cấp giấy phép hoặc cần thực hiện thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định chính xác tình trạng pháp lý trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Điều kiện để người nước ngoài được cấp giấy phép lao động

Để được cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, người lao động cần đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật và phù hợp với vị trí công việc dự kiến đảm nhận, chẳng hạn như:

• Nhà quản lý;

• Giám đốc điều hành;

• Chuyên gia;

• Lao động kỹ thuật;

• Hoặc các vị trí khác theo quy định.

Tùy từng vị trí, người lao động cần có bằng cấp, kinh nghiệm hoặc tài liệu chứng minh năng lực chuyên môn phù hợp.

Doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào chức danh ghi trong hợp đồng lao động. Hồ sơ cần thể hiện sự phù hợp giữa vị trí công việc, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và công việc thực tế tại Việt Nam.

Bên cạnh đó, người lao động cần đáp ứng các yêu cầu về sức khỏe và tình trạng pháp lý theo quy định.

Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài năm 2026

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài bao gồm các giấy tờ cơ bản sau:

1. Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động

Người sử dụng lao động chuẩn bị văn bản giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo biểu mẫu áp dụng.

2. Giấy khám sức khỏe

Người lao động nước ngoài cần có giấy khám sức khỏe còn giá trị sử dụng theo quy định.

Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ điều kiện sử dụng, thời hạn và yêu cầu pháp lý liên quan.

3. Hộ chiếu còn thời hạn

Hộ chiếu là giấy tờ quan trọng trong hồ sơ. Các thông tin như họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu và thời hạn hộ chiếu cần thống nhất với các giấy tờ khác.

4. Phiếu lý lịch tư pháp

Hồ sơ có thể yêu cầu Phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy tờ chứng minh tình trạng pháp lý theo quy định.

Doanh nghiệp và người lao động có thể tham khảo thêm thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp để chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động.

5. Giấy tờ chứng minh trình độ và kinh nghiệm

Tùy từng vị trí công việc, người lao động có thể cần chuẩn bị:

• Bằng cấp chuyên môn;

• Văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc;

• Quyết định bổ nhiệm;

• Văn bản điều động;

• Các tài liệu chứng minh năng lực chuyên môn khác.

Đây là nhóm giấy tờ cần được kiểm tra kỹ để đảm bảo phù hợp với vị trí đăng ký.

Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Quy trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài có thể được thực hiện theo các bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định người lao động có thuộc diện phải xin giấy phép hay không

Doanh nghiệp cần xác định hình thức làm việc, vị trí công việc, thời gian làm việc tại Việt Nam và kiểm tra người lao động có thuộc trường hợp được miễn giấy phép lao động hay không.

Việc xác định sai ngay từ đầu có thể dẫn đến chuẩn bị không đúng loại hồ sơ.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

Sau khi xác định người lao động thuộc diện phải cấp giấy phép, doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị đầy đủ giấy tờ.

Đối với tài liệu được cấp ở nước ngoài, cần lưu ý về thời hạn sử dụng, yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự trong trường hợp cần thiết, dịch thuật và chứng thực theo quy định.

Bước 3: Nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động

Theo quy định, người sử dụng lao động cần nộp hồ sơ trong khoảng thời gian 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị hồ sơ từ sớm để tránh ảnh hưởng đến kế hoạch sử dụng nhân sự.

Bước 4: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý

Sau khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét và giải quyết theo thời hạn pháp luật quy định.

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời gian xử lý thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp có thể cần bổ sung hoặc điều chỉnh giấy tờ.

Bước 5: Hoàn tất các thủ tục liên quan

Sau khi được cấp giấy phép lao động, doanh nghiệp và người lao động có thể cần thực hiện thêm các thủ tục liên quan đến hợp đồng lao động và cư trú.

Trong trường hợp người lao động có nhu cầu cư trú tại Việt Nam trong thời gian dài, có thể tham khảo thêm điều kiện cấp thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài để chuẩn bị các thủ tục phù hợp.

Những lỗi thường gặp khi xin giấy phép lao động

Hồ sơ kinh nghiệm không phù hợp với vị trí đăng ký

Bằng cấp hoặc kinh nghiệm của người lao động cần có sự phù hợp với vị trí dự kiến đảm nhận. Hồ sơ mô tả kinh nghiệm quá chung chung hoặc không liên quan đến công việc đăng ký có thể gây khó khăn trong quá trình xét duyệt giấy phép lao động cho người nước ngoài.

Thông tin giữa các giấy tờ không thống nhất

Sai khác về họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc chức danh có thể khiến hồ sơ phải điều chỉnh hoặc giải trình.

Chuẩn bị hồ sơ quá muộn

Thời gian giải quyết của cơ quan nhà nước không đồng nghĩa với tổng thời gian hoàn tất toàn bộ thủ tục. Các giấy tờ từ nước ngoài có thể mất thời gian để chuẩn bị, xác nhận, hợp pháp hóa và dịch thuật.

Nhầm lẫn giữa miễn giấy phép lao động và không cần thực hiện thủ tục

Một số người nước ngoài có thể thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc mọi trường hợp đều không cần thực hiện thủ tục hành chính. Doanh nghiệp cần xác định chính xác từng trường hợp trước khi triển khai.

Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?

Thời hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài được xác định dựa trên từng trường hợp cụ thể và các căn cứ như thời hạn làm việc, hợp đồng hoặc quyết định điều động.

Khi giấy phép sắp hết hạn, doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra điều kiện gia hạn. Theo quy định, hồ sơ gia hạn cần được nộp ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn.

Dịch vụ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại LVB LAW FIRM

Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài không chỉ đơn giản là chuẩn bị giấy tờ và nộp hồ sơ. Doanh nghiệp cần xác định đúng vị trí công việc, điều kiện của người lao động và căn cứ pháp lý phù hợp.

LVB LAW FIRM hỗ trợ doanh nghiệp và người nước ngoài:

• Tư vấn điều kiện xin giấy phép lao động;

• Kiểm tra người lao động có thuộc diện phải cấp giấy phép hay không;

• Tư vấn hồ sơ chứng minh trình độ và kinh nghiệm;

• Hỗ trợ thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động;

• Tư vấn gia hạn và cấp lại giấy phép;

• Hỗ trợ thủ tục cấp thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài;

• Tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài.

Việc chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế việc bổ sung, điều chỉnh nhiều lần và giảm rủi ro ảnh hưởng đến kế hoạch sử dụng lao động.

Kết luận

Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam năm 2026 yêu cầu doanh nghiệp xác định chính xác đối tượng, vị trí công việc và chuẩn bị hồ sơ phù hợp.

Bên cạnh giấy phép lao động cho người nước ngoài, doanh nghiệp cũng nên chủ động tìm hiểu các thủ tục liên quan như Phiếu lý lịch tư pháp và thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài để đảm bảo quá trình làm việc và cư trú tại Việt Nam được thực hiện phù hợp với quy định pháp luật.